Comment bien gérer la logistique évènementielle ?

La réussite d’un événement dépend de nombreux paramètres, notamment le choix d’une logistique adéquate. Mais que signifie ce concept ? Découvrez quel est le principe de la logistique événementielle et quels sont les éléments à prendre en compte pour une gestion sans faute de votre event !

La logistique événementielle, c’est quoi en fait ?

Quelles sont les catégories d’événements concernés ?

La logistique événementielle consiste en l’ensemble des ressources et moyens mis en œuvre pour réaliser un événement. Elle est liée à la nature de l’événement, qu’il s’agisse d’un événement culturel (expositions, concerts, festivals, etc), sportif (championnat, jeux olympiques, etc), institutionnel (séminaires, congrès, salons et foires) et même privé (mariages, réceptions, etc.). Chaque événement nécessite donc une logistique personnalisée et adaptée aux attentes du client.

De plus, la logistique événementielle concerne l’organisation d’un projet limité dans le temps comprenant une date de début et de fin et dont les ressources doivent être acheminées vers le lieu de réalisation de l’événement.

Nos conseils pour anticiper les imprévus

Pour garantir la réussite de l’événement, il faut avant tout une logistique événementielle sans faille. Cela est d’autant plus vrai que l’organisation logistique d’un événement est liée à plusieurs paramètres et peut vite devenir un casse-tête !

Les mots d’ordre : organisation et réactivité ! Les délais étant serrés, il est important d’anticiper le moindre problème en programmant le transport du matériel le plus tôt possible, mais aussi en signalant les changements de colisage au prestataire. Ainsi, en cas d’imprévu, il est plus facile de réagir si l’événement a été pensé en amont plusieurs mois auparavant.

Comment gérer la logistique d’un événement ?

A quels besoins la logistique événementielle répond-elle ?

L’organisation d’un projet événementiel doit être réalisée de façon minutieuse. Il est donc primordial d’identifier au préalable les éléments nécessaires à la réussite du projet.

1. Premièrement, il est nécessaire de définir le public cible, le type et la thématique de l’événement ainsi que les objectifs.
2. Ensuite, il se pose la question de la planification de la logistique événementielle. Il faut sélectionner la date, le lieu, le nombre de participants, le budget, les moyens techniques (stationnement, sonorisation, signalisation) ainsi que les moyens humains en définissant les fonctions de toutes les personnes contribuant à la gestion de l’événement, comme le transporteur, les logisticiens éclairage, les traiteurs, le régisseur du bâtiment, etc.
3. Enfin, il est primordial de promouvoir l’événement par le biais d’une stratégie de communication efficace.

Pourquoi déléguer la logistique à un prestataire externe ?

Certaines contraintes peuvent être évitées en déléguant la logistique à un prestataire externe spécialisé dans la logistique événementielle. Ce professionnel, travaillant au sein d’une agence événementielle ou à son compte, organise dans les moindres détails toutes les activités du projet et anticipe les problèmes qui pourraient survenir. L’expert en logistique événementielle s’assure du bon déroulement de la chaîne logistique ainsi que des prestations spécifiques liées au transport (présence d’un hayon ou d’un transpalette). Rigoureux et minutieux, l’expert de la logistique se porte garant du respect du timing et de la fiabilité du transport tout en s’adaptant au mieux aux besoins du client.

Zoom sur le métier de responsable logistique

Quelles sont les missions d’un responsable logistique ?

Cette fonction consiste à organiser de A à Z la régie d’un event, en assurant la mise en place et le bon déroulement des opérations tout en respectant les impératifs budgétaires.

Définition des besoins en matière de stationnement ou de signalisation, gestion des tâches administratives, planification du transport logistique, installation du matériel, gestion des stocks de marchandises et de matériel (stand, etc)… l’expert de la logistique événementielle maîtrise toutes ces étapes du bout des doigts et a la capacité de mettre en place divers dispositifs facilitant le déroulement des opérations. Garant technique de l’événement, il définit le cahier des charges de l’événement, accompagne les équipes techniques le jour J, et veille au respect des délais.

Pour résumer, faire appel à un expert de la logistique et de la supply chain permet de gagner un temps précieux !

Quelles études pour travailler dans la logistique événementielle ?

Diverses formations permettent d’accéder au poste de régisseur ou de responsable logistique au sein de la sphère événementielle. Outre les cursus généralistes en management et en gestion de projets, il existe des diplômes spécifiques en logistique, supply chain, en business et/ou event management.

Comment Perceval-Express organise-t-il les événements de ses clients ?

Perceval-Express vous accompagne partout en France et en Europe pour l’organisation personnalisée de vos événements. Un exploitant vous sera affecté tout au long de votre événement afin que votre projet soit une pleine réussite. Perceval-Express anticipe au mieux les délais et réserve les véhicules utilisés le plus tôt possible.

Afin que vous puissiez profiter en toute sérénité de vos salons professionnels, Perceval-Express vous apporte son expertise et met à votre disposition ses moyens matériels et humains. 

Ainsi, Perceval-Express effectue les missions suivantes :

• Création des logipass permettant d’accéder aux bâtiments
• Mise à disposition d’une vaste flotte de véhicules avec hayon et transpalette
• Prestation d’emballage
• Mise à disposition d’une équipe de manutentionnaires
• Aide à l’installation des stands

Digitalisation des événements et impact sur le transport du matériel événementiel

L’évolution des besoins logistiques avec la digitalisation

L’essor des formats hybrides a modifié les exigences en matière de transport événementiel :

• Transport de matériel audiovisuel : Les événements hybrides nécessitent des équipements supplémentaires tels que des écrans LED, des caméras professionnelles, des régies techniques et des serveurs de streaming. Ces éléments doivent être acheminés avec soin et souvent installés sur des structures spécifiques.
• Livraison synchronisée des stands physiques et du matériel numérique : Les salons professionnels et foires hybrides nécessitent non seulement l’installation des stands physiques, mais aussi la mise en place de zones dédiées à la retransmission en direct, impliquant un acheminement soigné du matériel (kiosques interactifs, pupitres connectés, bornes de rechargement, etc.).
• Gestion des flux de transport plus complexes : Les événements hybrides impliquent des installations multi-sites, où une partie du matériel est transportée vers un lieu physique tandis que d’autres équipements doivent être expédiés vers des studios de production ou des centres de retransmission en direct.

Les nouveaux défis logistiques des événements hybrides

Avec l’intégration de la digitalisation, plusieurs enjeux doivent être anticipés :

• Des délais de transport plus serrés : Les événements hybrides demandent souvent une installation technique plus complexe, nécessitant une livraison en avance pour permettre les tests et les ajustements techniques.
• Des exigences accrues en matière de sécurité du matériel : Les équipements numériques et audiovisuels sont sensibles aux chocs et nécessitent un transport sécurisé.
• Une coordination avec les équipes techniques sur place : Nos services doivent s’intégrer avec les prestataires en charge des installations numériques et audiovisuelles pour assurer une livraison fluide et éviter tout retard dans la mise en place des infrastructures hybrides.

Notre expertise en transport pour les événements digitalisés et hybrides

En tant que transporteur de matériel événementiel, nous accompagnons les organisateurs dans l’évolution vers des formats hybrides en garantissant un acheminement sécurisé des équipements technologiques tels que les régies, écrans et systèmes de captation vidéo. Nos solutions logistiques sont optimisées pour respecter des délais stricts, avec des livraisons anticipées adaptées aux exigences des événements hybrides. Nous facilitons également l’installation du matériel en proposant des services de manutention sur mesure, assurant une mise en place efficace des équipements numériques et des stands interactifs.

Les réponses à vos questions sur la logistique événementielle