Transport Express et sur mesureen France et en Europe
Transport Express et sur mesureen France et en Europe
Transport événementiel
La réussite d’un événement dépend de nombreux paramètres, notamment le choix d’une logistique adéquate. Mais que signifie ce concept ? Découvrez quel est le principe de la logistique événementielle et quels sont les éléments à prendre en compte pour une gestion sans faute de votre event !
La logistique événementielle consiste en l’ensemble des ressources et moyens mis en œuvre pour réaliser un événement. Elle est liée à la nature de l’événement, qu’il s’agisse d’un événement culturel (expositions, concerts, festivals, etc), sportif (championnat, jeux olympiques, etc), institutionnel (séminaires, congrès, salons et foires) et même privé (mariages, réceptions, etc.). Chaque événement nécessite donc une logistique personnalisée et adaptée aux attentes du client.
De plus, la logistique événementielle concerne l’organisation d’un projet limité dans le temps comprenant une date de début et de fin et dont les ressources doivent être acheminées vers le lieu de réalisation de l’événement.
Pour garantir la réussite de l’événement, il faut avant tout une logistique événementielle sans faille. Cela est d’autant plus vrai que l’organisation logistique d’un événement est liée à plusieurs paramètres et peut vite devenir un casse-tête !
Les mots d’ordre : organisation et réactivité ! Les délais étant serrés, il est important d’anticiper le moindre problème en programmant le transport du matériel le plus tôt possible, mais aussi en signalant les changements de colisage au prestataire. Ainsi, en cas d’imprévu, il est plus facile de réagir si l’événement a été pensé en amont plusieurs mois auparavant.
L’organisation d’un projet événementiel doit être réalisée de façon minutieuse. Il est donc primordial d’identifier au préalable les éléments nécessaires à la réussite du projet.
Certaines contraintes peuvent être évitées en déléguant la logistique à un prestataire externe spécialisé dans la logistique événementielle. Ce professionnel, travaillant au sein d’une agence événementielle ou à son compte, organise dans les moindres détails toutes les activités du projet et anticipe les problèmes qui pourraient survenir. L’expert en logistique événementielle s’assure du bon déroulement de la chaîne logistique ainsi que des prestations spécifiques liées au transport (présence d’un hayon ou d’un transpalette). Rigoureux et minutieux, l’expert de la logistique se porte garant du respect du timing et de la fiabilité du transport tout en s’adaptant au mieux aux besoins du client.
Cette fonction consiste à organiser de A à Z la régie d’un event, en assurant la mise en place et le bon déroulement des opérations tout en respectant les impératifs budgétaires.
Définition des besoins en matière de stationnement ou de signalisation, gestion des tâches administratives, planification du transport logistique, installation du matériel, gestion des stocks de marchandises et de matériel (stand, etc)… l’expert de la logistique événementielle maîtrise toutes ces étapes du bout des doigts et a la capacité de mettre en place divers dispositifs facilitant le déroulement des opérations. Garant technique de l’événement, il définit le cahier des charges de l’événement, accompagne les équipes techniques le jour J, et veille au respect des délais.
Pour résumer, faire appel à un expert de la logistique et de la supply chain permet de gagner un temps précieux !
Diverses formations permettent d’accéder au poste de régisseur ou de responsable logistique au sein de la sphère événementielle. Outre les cursus généralistes en management et en gestion de projets, il existe des diplômes spécifiques en logistique, supply chain, en business et/ou event management.
Perceval-Express vous accompagne partout en France et en Europe pour l’organisation personnalisée de vos événements. Un exploitant vous sera affecté tout au long de votre événement afin que votre projet soit une pleine réussite. Perceval-Express anticipe au mieux les délais et réserve les véhicules utilisés le plus tôt possible.
Afin que vous puissiez profiter en toute sérénité de vos salons professionnels, Perceval-Express vous apporte son expertise et met à votre disposition ses moyens matériels et humains.
Ainsi, Perceval-Express effectue les missions suivantes :
La logistique événementielle concerne l’ensemble des ressources et des moyens mis en œuvre pour organiser des événements qu’il s’agisse de spectacles, de concerts, d’expositions, ou encore de séminaires d’entreprise.
Pour gérer la logistique d’un événement, il faut faire preuve d’organisation et de réactivité. L’étape clé consiste à identifier les besoins et les moyens mis en œuvre et à planifier les étapes en amont afin d’anticiper les éventuelles contraintes.
Divers outils existent afin de faciliter le travail d’un chargé de logistique événementielle. Les CRM (comme Salesforce, Eventbrite ou Hubspot) sont particulièrement utiles afin d’organiser toutes les informations liées aux participants de manière à les rendre exploitables pour organiser l’événement. Ils permettent notamment d’accéder à des analyses visuelles, des graphiques et des statistiques. D’autres logiciels permettent d’organiser des événements de A à Z (comme Beevy ou Asana) et présentent des rubriques liées au rétroplanning ou encore la répartition des tâches.
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A propos de l'auteur
Laurent Julien Saint-Amand
Laurent JULIEN SAINT-AMAND est dirigeant-fondateur de la société Perceval-Express créée en 1994. En 2018, il lance et développe le projet « Express-online », basé sur l’identification des concordances de trajets fret/véhicules en Europe.
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