Externalisation logistique et salons professionnels : une question de sérénité

L’externalisation logistique est un vrai plus pour organiser sereinement un salon, un séminaire ou un congrès professionnel. La logistique externalisée est-elle la solution qu’il vous faut ? Principe, avantages, inconvénients, conseils : nous vous aidons à prendre votre décision au plus près de vos besoins.

Qu’est-ce que l’externalisation logistique ?

Pour une entreprise, la définition de l’externalisation logistique(aussi appelée outsourcing) consiste à faire appel à un sous-traitant spécialisé pour déléguer la gestion de la supply chain et gagner en performance. Le professionnel confie au prestataire externe divers processus logistiques, comme le suivi des stocks, la préparation et l’envoi des commandes. De fait, l’externalisation logistique de e-commerce rencontre un succès grandissant.

Dans le secteur du transport, la logistique externalisée peut aussi intervenir dans le cadre d’événements ou de salons professionnels. Il s’agira alors pour le sous-traitant de stocker et d’acheminer tout le matériel nécessaire à l’installation et au réapprovisionnement du stand sur les lieux de l’exposition : mobilier, présentoirs, kakémonos, matériel informatique ou audio-visuel, marchandises, documentation publicitaire ou encore denrées alimentaires.

Externalisation logistique et salons pros : avantages et inconvénients

Les avantages de la logistique externalisée

Il existe bien des raisons valables de préférer l’externalisation du transport à une internalisation logistique pour préparer sereinement une manifestation professionnelle. En choisissant la logistique externalisée, vous serez notamment en mesure de :

• bénéficier d’une expertise ciblée : avec un prestataire de logistique externalisée dont le transport est la spécialité, vous vous assurez un accès à des connaissances et des compétences qui ne vous seraient pas forcément accessibles en interne.
• réduire vos coûts : l’aspect financier est l’un des tout premiers arguments des entreprises en faveur de l’externalisation logistique. Le sous-traitant spécialisé dispose en effet de moyens avantageux pour mutualiser le matériel, les véhicules ou les espaces de stockage. Cette grande souplesse lui permet de vous proposer externalisation logistique et transport à des tarifs compétitifs.
• vous appuyer sur un accompagnement clé en main : externaliser sa logistique est une solution fiable pour gagner en agilité. Le prestataire gère intégralement l’externalisation du transport. Vous pouvez ainsi vous consacrer pleinement à votre cœur de métier et à la préparation du salon.

Quels sont les risques de l’externalisation logistique ?

Bien entendu, externaliser sa logistique n’est pas la panacée. Si elle n’est pas convenablement maîtrisée, l’externalisation de la fonction logistique a tôt fait de rencontrer ses limites. Aussi, avant d’opter pour l’externalisation logistique pour vos salons, gardez en tête qu’elle représente un risque de perte de contrôle sur la qualité du service proposé.

Cet écueil est susceptible de vous faire perdre du temps, de l’argent, mais aussi d’entacher votre image de marque. C’est pour cette raison qu’il est vivement recommandé de choisir un sous-traitant fiable et qualifié, reconnu dans le milieu de l’externalisation logistique et du transport.

3 conseils pour l’externalisation logistique et le transport de matériel de stand

• Dressez un cahier des charges

Il s’agit ici de lister les objectifs et les conditions liés à l’externalisation du transport. Vous répondrez ainsi à des questions telles que : quels sont vos impératifs ? sur quelle durée ? quelle est la distance à parcourir ? quels sont les biens concernés par l’externalisation logistique ? quels problèmes devez-vous contourner ? etc.

• Estimez les coûts

La deuxième étape de l’externalisation logistique consiste à estimer si elle vous sera profitable sur le plan financier. Pour ce faire, nous vous conseillons de dresser un comparatif des coûts de la logistique externalisée et de ceux de l’internalisation logistique du transport pour les salons professionnels. Évaluez non seulement les coûts comptables et fixes mais aussi les coûts plus difficilement mesurables (énergie, qualité de travail, etc.).

• Établissez une relation de confiance

Les paramètres précédents vous ont encouragé à opter pour la logistique externalisée ? Il ne vous reste plus qu’à lancer un appel d’offres sur le marché. N’oubliez pas que le tarif de transport pour un salon professionnel n’est pas le seul paramètre à prendre en compte. L’essentiel pour externaliser sa logistique est de trouver un transporteur sérieux prêt à vous accompagner dans vos projets. De votre côté, ne soyez pas avare de détails pour éviter tout conflit. Votre prestataire doit avoir connaissance de la sensibilité de la mission qui lui est confiée.

Perceval-Express et la logistique externalisée en événementiel

Perceval-Express affiche une expertise de plus de 25 ans dans le domaine de la logistique externalisée et du transport événementiel. Notre équipe prend intégralement en charge l’organisation logistique et le transport pour vos séminaires et salons. Nous mettons à votre disposition une large flotte d’utilitaires adaptés à tout type de chargement, même volumineux ou périssable.
En plus de l’externalisation logistique et de l’acheminement de votre matériel, vous aurez accès à un panel de prestations complémentaires. Sur demande, nos manutentionnaires vous prêteront main-forte pour les étapes simples de montage du stand. L’équipement nécessaire à votre manifestation ainsi que vos cartons d’emballage vides pourront pareillement être stockés par nos soins dans un lieu sécurisé à proximité du hall d’exposition.

Vous souhaitez faire appel à Perceval-Express pour l’externalisation logistique de vos événements professionnels ? Contactez notre équipe pour plus d’informations ou demandez votre devis : c’est simple et gratuit !